비서필지: 상사의 출장사무를 어떻게 배치할것인가

 　상사의 출장 사무를 안배하다.

　　(1) 출장 전 준비 작업

　　1. 출장 준비 요구 사항

(1) 회사 규정에 따라 상사가 출장을 갈 때 누려야 할 대우를 파악한다.

(2) 표를 예매할 때에는 반드시 최신 시간표를 조사해야 한다.

(3) 방을 예약하거나 표를 예약할 때 상사의 개인적인 취미와 습관을 고려해야 한다.

(4) 평소에 예약과 표예매에 관한 지식을 주의하여 사업이 순조롭게 진행되도록 확보해야 한다.

　　2. 여행 계획표 작성

비서로서 여행 계획을 세우고 여정표를 작성할 때 다음과 같은 몇 가지를 주의해야 한다.

(1) 상사의 여행 의도, 목적지, 여행 시간, 목적지 도착 후의비즈니스활동 계획.

(2) 상사의 교통수단 및 숙식에 대한 요구를 이해하고 본 회사의 출장에 관한 규정을 숙지한다.

(3) 여행표를 작성할 때 관련 서비스 부서 또는 여행 목적지의 명성을 가진 관광기구에 여행 관련 자료를 요청하고 현지 교통수단의 운행 상황, 여행 노선, 여관 환경 상황, 목적지의 화폐, 외환 관리 규칙, 상업 특점 및 관련 여권, 비자, 건강 규정 등 상식을 이해한다.중계가 필요할 때는 시간을 낭비하지 않도록 연결 시간이 2~4시간 사이인 항공편을 선택해야 한다.

(4) 여행 계획은 시간순으로 편성하여 명확하게 해야 한다;상사의 건강 상태를 고려해 시간적으로 여유를 두어야 한다.

　　(2) 상사의 출장 사무를 배정하는 업무 절차

　　1. 비즈니스 여행 계획 수립

비즈니스 여행 계획에는 적어도 다음이 포함되어야 합니다.

　　(1)출장시간, 출발 및 귀환 날짜, 픽업 스케줄.

(2) 출장의 노선, 종점 및 경로 장소와 숙박 안배.

(3) 회담 계획 (인력, 장소, 날짜와 시간).

(4) 교통수단의 선택, 비행기, 기차, 버스 또는 승용차.

(5) 소지해야 할 서류, 계약, 견본 및 기타 자료.

(6) 상사나 접대원의 특별 요구.

(7) 상사 여행 지역의 날씨 상황.

(8) 일정, 약속, 회의 계획, 회동 인원의 명단 및 배경, 회동 주제.

(9) 출장 비용, 현금, 외화 교환, 여행자 수표 발급.

(10) 상사의 집 전화번호.

　　2. 여정표 만들기

주도면밀한 여정표는 주로 6가지 내용을 포함한다: (1) 날짜;(2) 구체적인 시간;(3) 장소;(4) 교통수단;(5) 구체적인 사항;(6) 참고.

　　3. 상사의 다른 장소에서의 발언 요지를 준비한다

　　4. 출국 수속

(1) 출국신청 작성

1) 출국 사유를 포함해야 한다.2) 출국 노선(외국회사 소재국 명칭);3) 출국일정, 출국시문, 국외활동시간, 장소, 귀국시간 등을 포함한다.4) 출국 그룹 인원수.

(2) 여권 발급

1) 관련 증명서를 지참한다.

2) 공무로 출국한 자의 여권은 외교부 또는 그 권한을 위임받은 기관에 가서 처리해야 한다.사사로이 출국한 사람의 여권은 공안부가 권한을 위임한 기관에서 처리한다.

3) 관련 카드와 신청서를 작성한다.

4) 여권을 받은 후, 성명, 생년월일, 장소가 정확하게 기입되었는지 검사하고 서명격에 서명해야 한다.

(3) 비자 발급

(4)"국제예방접종증서"(즉"황서") 처리에 협조)

(5) 출국등록카드 처리 협조

(6) 항공권 (배표, 차표) 주문 (7) 보험 처리

　　5. 비서가 상사가 외출하기 전에 수행해야 할 업무 내용

비서가 상사가 외출하기 전에 실행해야 할 업무 내용은 다음과 같다.

(1) 최우수 여정표를 심사하여 선정한다.

(2) 외화정보를 료해하고 외화환전을 처리한다.

(3) 소지품 준비, 포함복장, 슬리퍼, 세면도구 등;

(4) 서류를 준비한다.

(5) 관련 증명서를 준비한다.

(6) 여행 안배를 잘 한다;

(7) 시차 문제에 주의한다.

(8) 도착한 나라의 배경 자료를 수집한다.